Business Intelligence · Ebene 3
Kennzahlen & Dashboards
Fünf Zahlen, die Ihren Betrieb beschreiben. Ein Dashboard, das Sie tatsächlich ansehen. Und ein Hinweis, bevor eine Abweichung weh tut.
Von Daten zu Entscheidungen
Zwischen dem, was in Ihren Systemen liegt, und dem, was Sie am Montag entscheiden, liegen vier Stufen. Die meisten Betriebe bleiben auf der zweiten stehen.
| Stufe | Was vorliegt | Beispiel |
|---|---|---|
| Daten | Rohwerte, verteilt über Systeme | 14.328 Belegzeilen im letzten Quartal |
| Information | Geordnet und zusammengefasst | Umsatz je Monat und Warengruppe |
| Wissen | In Zusammenhang gebracht | Warengruppe B wächst, bringt aber den geringsten Deckungsbeitrag |
| Entscheidung | Daraus folgt ein Tun | Preis in B anheben oder Einkauf neu verhandeln |
Business Intelligence ist nichts anderes als der Weg über diese vier Stufen. Der Sprung von der zweiten auf die dritte ist der schwierige — und der, bei dem wir gebraucht werden. Monatsberichte enden fast immer auf Stufe zwei.
Zahlen genügen
Die erste Arbeit ist nicht technisch, sondern eine Entscheidung: Welche fünf Zahlen beschreiben diesen Betrieb so, dass man an ihnen merkt, wenn etwas kippt?
- Sie müssen steuerbar sein — eine Zahl, auf die niemand Einfluss hat, gehört nicht aufs Dashboard
- Sie müssen früh sein. Der Jahresabschluss ist keine Kennzahl, sondern ein Nachruf.
- Sie müssen unstrittig sein. Wenn zwei Abteilungen unterschiedlich rechnen, ist die Zahl wertlos.
- Sie müssen wenige sein. Ein Dashboard mit dreißig Kacheln wird nach zwei Wochen nicht mehr geöffnet.
Diese Auswahl treffen wir gemeinsam mit Ihnen und meist gegen den Reflex, alles abbilden zu wollen. Es ist der wertvollste halbe Tag des ganzen Projekts.
So sieht das aus
Ein Beispiel für einen Beherbergungsbetrieb. Fünf Zahlen, ein Blick, keine zweite Seite.
Beispielansicht mit erfundenen Zahlen. Wie Ihr Dashboard aussieht, hängt davon ab, welche fünf Zahlen Ihren Betrieb beschreiben.
Was wir zusammenführen
Die Zahlen liegen fast immer schon vor. Nur eben in sechs Programmen, die einander nicht kennen.
Kasse & Warenwirtschaft
Umsatz, Artikel, Margen, Lager. Die Grundlage für fast jede Auswertung im Handel und in der Gastronomie.
Onlineshop
Bestellungen, Warenkörbe, Retouren, Abbrüche. Besonders aufschlussreich im Vergleich zum Ladengeschäft.
Buchhaltung
Offene Posten, Zahlungseingänge, Kostenstellen. Meist die verlässlichste Quelle — und die, auf die am längsten gewartet wird.
Website & Kampagnen
Woher kommen Anfragen, welcher Weg führt zum Abschluss, was kostet eine Anfrage je Kanal. Siehe auch Digital Marketing.
Zeiterfassung
Wie viel Zeit steckt tatsächlich in einem Auftrag. Die Zahl, die Kalkulationen am häufigsten widerlegt.
Branchensysteme
Hotelsoftware, Werkstattsystem, Ordinationsprogramm, Kassensystem. Fast alle lassen sich anbinden, manche nur über Umwege.
Wo KI in der Auswertung wirklich etwas kann
Hier ist der Nutzen am wenigsten umstritten — weil es um Muster in Zahlen geht und nicht um Texte, die überzeugend klingen sollen.
- Abweichungen erkennen, bevor sie im Monatsbericht auffallen: ein Artikel, der plötzlich anders läuft, ein Kunde, der leiser wird
- Zusammenhänge finden, die niemand sucht — Wetter und Umsatz, Wochentag und Stornoquote, Kanal und Retoure
- Prognosen für Bedarf, Auslastung und Personaleinsatz, auf Basis mehrerer Jahre statt eines Bauchgefühls
- Gruppen bilden: Welche Kunden ähneln einander im Verhalten — brauchbarer als jede Einteilung nach Postleitzahl
- Erklären in Sprache: Was ist diesen Monat passiert, in drei Sätzen, für die Teambesprechung
Und wo Vorsicht gilt
- Ein Zusammenhang ist keine Ursache. Zwei Zahlen, die gemeinsam steigen, haben oft nur einen gemeinsamen dritten Grund.
- Jede Prognose ist eine Fortschreibung der Vergangenheit. Sie kennt den Konkurrenten nicht, der nächstes Jahr aufsperrt.
- Wenige Daten, große Aussage — das geht nicht. Ein Betrieb mit dreißig Aufträgen im Jahr braucht kein Modell, sondern einen Taschenrechner.
- Wer die Rechenweise nicht erklären kann, soll die Zahl nicht verwenden. Ein Ergebnis, das niemand nachvollzieht, hält der ersten Rückfrage nicht stand.
Ein Dashboard ist kein Ziel
Es ist der letzte Schritt eines Kreislaufs: analysieren, planen, umsetzen, messen — und das Gemessene zurück in die nächste Planung geben.
Analysieren
Wo steht der Betrieb, was sagen die vorhandenen Zahlen, und welche fehlen.
Planen
Ziele, die messbar genug formuliert sind, dass man am Jahresende nicht streiten muss, ob sie erreicht wurden.
Umsetzen
Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen. Ohne das bleibt jede Auswertung ein Bericht.
Messen
Dieselbe Größe wie vorher, zum vereinbarten Zeitpunkt. Und die ehrliche Frage, ob zu korrigieren ist.
Warum wir das so betonen
Weil der häufigste Fehler nicht im Dashboard liegt, sondern danach: Es wird gebaut, einmal bewundert und nie wieder geöffnet. Deshalb gehört zu jedem Dashboard ein fester Termin, an dem jemand hineinsieht — und jemand, der ihn wahrnimmt. Ohne das bauen wir es lieber gar nicht.
Verwandte Bereiche
- IT-Betreuung & Firmennetzwerk — ohne verlässliche Systeme keine verlässlichen Zahlen
- Prozesse & Automatisierung — saubere Abläufe erzeugen nebenbei saubere Daten
- Produktdaten & E-Commerce — Deckungsbeitrag je Artikel setzt gepflegte Artikel voraus
- KI im Unternehmen — die Leitplanken, unter denen wir auswerten
Welche fünf Zahlen beschreiben Ihren Betrieb?
Wenn Ihnen auf Anhieb keine fünf einfallen, ist das kein schlechtes Zeichen. Es ist der normale Ausgangspunkt.