Business Intelligence · Ebene 2

Digitale Prozesse & Automatisierung

Der teuerste Teil Ihres Arbeitsablaufs ist fast immer der Zettel zwischen zwei Programmen. Wir finden ihn — und schaffen ihn ab.

Prozessaufnahme anfragen Zur Abteilung

Der Medienbruch

So heißt die Stelle, an der etwas aus einem System heraus- und in ein anderes hineinmuss — meist über einen Menschen, eine Tastatur und einen Ausdruck.

Was passiert	Wie oft	Was es wirklich kostet
Angebot aus der Vorlage abtippen	täglich	Zeit — und jedes Mal die Chance auf einen Zahlendreher
Auftrag ins zweite System übertragen	täglich	Zwei Wahrheiten, die irgendwann auseinanderlaufen
Stunden vom Zettel in die Abrechnung	wöchentlich	Vergessene Stunden. Die rechnet niemand nach.
Lieferschein ausdrucken, abzeichnen, einscannen	täglich	Papier, Ablage, Suchen — und Lücken bei der Nachvollziehbarkeit
Rechnung händisch erstellen und verbuchen	monatlich geballt	Das verlorene Wochenende. Und spätere Zahlungseingänge.

Jeder einzelne Schritt wirkt harmlos. Zusammengezählt ergeben sie den Grund, warum die Verwaltung nie fertig wird — und warum die Zahlen, wenn man sie braucht, nicht stimmen.

Wir rechnen Ihnen das nicht pauschal vor. Was es in Ihrem Betrieb kostet, messen wir — mit Ihnen, an Ihren Abläufen. Prozentzahlen aus Hochglanzbroschüren helfen Ihnen beim Entscheiden nicht.

Wie wir vorgehen

Erst verstehen, dann vereinfachen, dann automatisieren. Wer einen schlechten Ablauf automatisiert, bekommt einen schnellen schlechten Ablauf.

Aufnehmen

Wir gehen mit — zum Schreibtisch, in die Werkstatt, an die Rezeption. Wer macht was, womit, wie oft, wie lange. Keine Fragebögen, Beobachtung.

Zeichnen

Der Ablauf auf einem Blatt, von Anfang bis Ende. Oft ist das der Moment, in dem im Raum zum ersten Mal alle dasselbe Bild sehen.

Weglassen

Der wirksamste Schritt und der, der nichts kostet: Welche Schritte braucht es gar nicht? Welcher Ausdruck wird nie wieder angesehen?

Verbinden

Erst jetzt Technik. Schnittstellen zwischen den Systemen, die bleiben sollen — und Ersatz für die, die niemand mehr pflegt.

Messen

Vorher und nachher, an derselben Größe. Sonst ist jede Behauptung über den Erfolg nur eine Behauptung.

Wo es sich am schnellsten rechnet

Vier Stellen, an denen wir fast überall dasselbe finden.

Vom Angebot zur Rechnung

Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Mahnung — fünf Dokumente mit denselben Daten. Einmal erfassen, viermal erzeugen. Dieser eine Ablauf trägt die meisten Projekte allein.

Zeiten und Leistungen

Erfassung dort, wo gearbeitet wird — am Handy, offline-tauglich, in Sekunden. Was nicht sofort erfasst wird, wird nicht erfasst, sondern geschätzt. Und geschätzt heißt meistens zu wenig.

Posteingang und Freigaben

Rechnungen, die hereinkommen, Freigaben, die jemand erteilen muss, Fristen, die niemand im Blick hat. Ein klarer Weg mit Erinnerung ersetzt die Ablage „liegt bei mir am Tisch".

Wiederkehrendes

Der Monatsbericht, die Serienrechnung, der Erinnerungsbrief, die Übergabeliste. Alles, was jeden Monat gleich aussieht, muss nicht jeden Monat von Hand entstehen.

Was Automatisierung nicht ist

Sie ist kein Personalabbau. In den Betrieben, die wir betreuen, wird niemand überflüssig — es wird endlich das erledigt, wofür sonst nie Zeit war.

Sie ist auch keine Software, die man kauft. Software ist der kleinste Teil. Der große Teil ist die Frage, wie Sie arbeiten wollen — und die beantworten Sie, nicht wir.

Und sie ist nicht umsonst zu haben: Jeder automatisierte Ablauf will gepflegt werden. Deshalb bauen wir lieber wenige Dinge richtig als viele halb.

Und sie ist keine Unternehmensberatung. Wir digitalisieren Abläufe — wie Ihr Betrieb organisiert ist, wer worüber entscheidet und wie Sie Ihr Unternehmen führen, bleibt Ihre Sache. Wo das zusammengehört, arbeiten wir mit Unternehmensberaterinnen und Steuerberatern zusammen, statt deren Rolle zu übernehmen.

Woran wir uns halten

Jeder Ablauf muss auch von Hand gehen, wenn die Technik steht. Ein Betrieb, der ohne Automatik stillsteht, ist schlechter dran als vorher.
Was wir bauen, ist dokumentiert — lesbar, nicht nur im Code. Auch für den Fall, dass jemand anderer weitermacht.
Keine Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter, wenn es sich vermeiden lässt. Ihre Daten bleiben exportierbar.
Wir schulen die Leute, die damit arbeiten. Ein Ablauf, den niemand versteht, wird umgangen.

Was machen Sie jede Woche, obwohl es Sie ärgert?

Das ist unsere erste Frage. Die Antwort darauf ist fast immer der beste Startpunkt.

Prozessaufnahme anfragen +43 6415 422 42 80